Politique de confidentialité

Thaly podologie Protection de vos renseignements personnels Date d'entrée en vigueur : 1er décembre 2026 Version : 1.0 Sherbrooke, Québec 1. Introduction Thaly podologie est une entreprise individuelle spécialisée dans les soins des pieds non médicaux, située à Sherbrooke, Québec. Nous accordons une importance primordiale à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière transparente sur : - Les renseignements personnels que nous recueillons - Les raisons pour lesquelles nous les recueillons - La façon dont nous les utilisons, les conservons et les protégeons - Vos droits en tant que personne concernée Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP, RLRQ, c. P-39.1) du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (2021, chapitre 25), entrée pleinement en vigueur le 22 septembre 2024. 2. Responsable de la protection des renseignements personnels Conformément à l'article 3.1 de la LPRPSP, la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Responsable désignée Responsable : Nathalie Charland, propriétaire Entreprise : Thaly podologie Lieu : Sherbrooke, Québec Rôle : La responsable veille à l'application de la présente politique, traite les demandes d'accès, de rectification et de plainte, et s'assure de la conformité de l'entreprise aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. Note : Les coordonnées précises de la responsable (téléphone, courriel) figurent à la section 14 de la présente politique et sur les documents officiels de l'entreprise. 3. Renseignements personnels recueillis 3.1 Définition Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier (art. 2 de la LPRPSP). 3.2 Types de renseignements recueillis Catégorie — Exemples de renseignements — Finalité Renseignements d'identification — Nom et prénom; numéro de téléphone; adresse courriel; adresse postale — Prise de rendez-vous, communication, facturation Renseignements relatifs à la santé des pieds — État général des pieds (callosités, ongles incarnés, cors, etc.); conditions pertinentes aux soins (diabète, problèmes circulatoires, allergies connues); historique des soins reçus chez Thaly podologie — Personnalisation et sécurité des soins, suivi client Renseignements financiers — Mode de paiement utilisé (espèces, carte, virement); historique des transactions et montants payés — Facturation, comptabilité, conformité fiscale Renseignements technologiques (si site web ou réseaux sociaux) — Adresse IP; type de navigateur et appareil; données de navigation et cookies — Fonctionnement du site web, analyse statistique anonyme 3.3 Renseignements sensibles Certains renseignements relatifs à votre état de santé sont considérés comme sensibles au sens de la loi. Ces renseignements font l'objet d'un niveau de protection accru et ne sont recueillis qu'avec votre consentement explicite. 3.4 Renseignements que nous ne recueillons PAS - Numéro d'assurance sociale (NAS) - Numéro d'assurance maladie (NAM) - Renseignements bancaires détaillés (numéros de compte, NIP) - Renseignements biométriques - Opinions politiques, croyances religieuses ou orientation sexuelle 4. Finalités de la collecte Les renseignements personnels sont recueillis uniquement pour les finalités suivantes : - Gestion des rendez-vous : Planifier, confirmer, modifier ou annuler vos rendez-vous de soins des pieds. - Prestation des soins : Adapter les soins à votre condition, assurer votre sécurité et offrir un service personnalisé. - Suivi client : Maintenir un dossier de suivi pour assurer la continuité et la qualité des soins lors de vos visites subséquentes. - Facturation et comptabilité : Émettre des reçus, gérer la facturation et respecter les obligations fiscales. - Communication : Vous contacter pour des rappels de rendez-vous, des suivis post-soins ou répondre à vos questions. - Amélioration des services : Recueillir vos commentaires pour améliorer la qualité de nos services (uniquement avec votre consentement). - Obligations légales : Respecter les exigences légales, fiscales et réglementaires applicables. Important : Aucun renseignement personnel n'est recueilli à des fins de prospection commerciale, de vente à des tiers, de profilage ou de prise de décision automatisée. 5. Consentement 5.1 Principe du consentement Conformément aux articles 6 et 14 de la LPRPSP, nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Votre consentement est demandé au moment de la collecte de manière claire et simple. 5.2 Formes de consentement Type — Quand — Exemple Consentement implicite — Pour les renseignements nécessaires à la prestation du service demandé — En prenant rendez-vous, vous consentez à ce que nous recueillions vos coordonnées Consentement explicite — Pour les renseignements sensibles (santé) ou pour toute utilisation secondaire — Fiche de renseignements santé signée lors de la première visite 5.3 Retrait du consentement Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec la responsable. Le retrait du consentement prend effet pour l'avenir et n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant le retrait. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pour certains renseignements essentiels pourrait nous empêcher de vous fournir nos services. 5.4 Consentement des mineurs Pour les personnes de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur, conformément à l'article 14 de la LPRPSP. 6. Utilisation et communication des renseignements 6.1 Utilisation interne Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement par la propriétaire de Thaly podologie, dans le cadre des finalités décrites à la section 4. 6.2 Communication à des tiers En règle générale, vos renseignements personnels ne sont communiqués à aucun tiers, sauf dans les cas suivants : - Obligation légale : Si une loi, un règlement ou une ordonnance d'un tribunal l'exige. - Prestataires de services essentiels : Par exemple, un service de comptabilité ou un fournisseur de logiciel de prise de rendez-vous. Dans ce cas, des ententes de confidentialité sont en place pour protéger vos renseignements. - Consentement explicite : Si vous nous autorisez expressément à communiquer vos renseignements à un tiers identifié (par exemple, référence à un professionnel de la santé). 6.3 Aucune vente ni location Thaly podologie ne vend, ne loue et ne partage jamais vos renseignements personnels à des fins commerciales ou publicitaires. 6.4 Transfert hors Québec Avant tout transfert de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) serait réalisée conformément à l'article 17 de la LPRPSP, et le transfert ne serait effectué que si le niveau de protection est adéquat. 7. Conservation et destruction 7.1 Durée de conservation Type de renseignement — Durée de conservation — Justification Dossier client (identification + historique des soins) — Durée de la relation client + 3 ans après la dernière visite — Suivi, continuité des soins, prescription légale Documents de facturation et reçus — 7 ans après la transaction — Obligations fiscales (Revenu Québec et ARC) Données de consentement — Durée de conservation du renseignement concerné — Preuve de conformité Données de navigation web (cookies) — Maximum 13 mois — Bonnes pratiques et conformité Communications (courriels, messages) — 2 ans — Gestion des suivis 7.2 Destruction sécurisée À l'expiration de la durée de conservation ou lorsque la finalité de la collecte est accomplie, les renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée : - Documents papier : déchiquetage par coupe croisée - Documents numériques : suppression sécurisée et permanente des fichiers et de leurs copies de sauvegarde - Un calendrier de destruction est tenu pour assurer le respect des délais 7.3 Anonymisation Conformément à l'article 23 de la LPRPSP, des renseignements personnels peuvent être anonymisés plutôt que détruits, si cela est nécessaire à des fins statistiques internes légitimes. L'anonymisation est réalisée selon les meilleures pratiques généralement reconnues et est irréversible. 8. Mesures de sécurité Thaly podologie met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements, conformément à l'article 10 de la LPRPSP. 8.1 Mesures physiques - Dossiers papier conservés dans un classeur verrouillé, dans un local sécurisé - Accès limité à la propriétaire uniquement - Destruction sécurisée des documents papier (déchiqueteuse coupe croisée) 8.2 Mesures technologiques - Appareils protégés par des mots de passe robustes et un verrouillage automatique - Logiciels et systèmes d'exploitation maintenus à jour - Sauvegarde régulière des données numériques, chiffrée si possible - Antivirus et pare-feu actifs - Utilisation de connexions sécurisées (HTTPS) pour toute transmission en ligne 8.3 Mesures administratives - Formation continue de la propriétaire sur les bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels - Révision annuelle des mesures de sécurité - Vérification des obligations de confidentialité des prestataires de services, le cas échéant 9. Incidents de confidentialité 9.1 Définition Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation, une communication ou une perte de renseignements personnels non autorisé par la loi (art. 3.6 de la LPRPSP). 9.2 Procédure en cas d'incident Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la LPRPSP, en cas d'incident de confidentialité, Thaly podologie s'engage à : - Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques et prévenir de nouveaux incidents. - Évaluer le risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées. - Si le risque de préjudice sérieux est présent : - Aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec avec diligence - Aviser les personnes concernées avec diligence - Aviser toute personne ou organisme susceptible de diminuer le risque - Consigner l'incident dans un registre des incidents de confidentialité. 9.3 Registre des incidents Un registre des incidents de confidentialité est tenu conformément à la loi. Ce registre est conservé pendant au moins 5 ans après la date de connaissance de l'incident. Il est accessible à la Commission d'accès à l'information sur demande. 10. Vos droits Conformément à la LPRPSP, vous disposez des droits suivants : 10.1 Droit d'accès (art. 27) Vous avez le droit de demander l'accès à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande. 10.2 Droit de rectification (art. 28) Vous avez le droit de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, et de faire supprimer un renseignement dont la collecte ou la conservation n'est pas conforme à la loi. 10.3 Droit à la désindexation (art. 28.1) Vous pouvez demander que cesse la diffusion d'un renseignement personnel qui vous concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à ce renseignement, si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. 10.4 Droit à la portabilité (art. 27) Vous avez le droit de recevoir les renseignements personnels que nous avons recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de demander que ces renseignements soient communiqués à un tiers, sous réserve des conditions prévues par la loi. 10.5 Droit de retirer votre consentement Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve des obligations légales et contractuelles. 10.6 Droit de porter plainte Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels de Thaly podologie. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez soumettre une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI). Commission d'accès à l'information du Québec Site Web : www.cai.gouv.qc.ca Téléphone : 1 888 528-7741 10.7 Comment exercer vos droits Pour exercer l'un de vos droits, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels de Thaly podologie. Votre demande doit être faite par écrit (courriel ou lettre). Vous devrez fournir suffisamment d'informations pour nous permettre de vérifier votre identité et de traiter votre demande. Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. 11. Témoins de connexion (cookies) et technologies de suivi (Section applicable si Thaly podologie exploite un site web) 11.1 Qu'est-ce qu'un témoin de connexion ? Un témoin de connexion (cookie) est un petit fichier texte déposé sur votre appareil lors de la consultation d'un site web. Il permet au site de mémoriser certaines informations. 11.2 Types de témoins utilisés Type — Finalité — Durée — Consentement requis Témoins essentiels — Fonctionnement technique du site (sécurité, navigation) — Durée de la session — Non (strictement nécessaires) Témoins analytiques — Statistiques de fréquentation anonymes (ex. : Google Analytics) — Maximum 13 mois — Oui Témoins de réseaux sociaux — Boutons de partage et intégration de réseaux sociaux — Variable — Oui 11.3 Gestion de vos préférences Vous pouvez accepter, refuser ou configurer vos préférences en matière de témoins de connexion lors de votre première visite sur notre site. Vous pouvez également modifier vos préférences à tout moment via les paramètres de votre navigateur. Le refus de certains témoins pourrait affecter le fonctionnement du site. 12. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) Conformément à l'article 3.3 de la LPRPSP, Thaly podologie réalisera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant : - Tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information impliquant des renseignements personnels - Toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec - Toute communication de renseignements personnels à un tiers dans le cadre d'une entente L'EFVP évalue les risques d'atteinte à la vie privée et identifie les mesures de protection appropriées. Elle est proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés et au contexte de leur utilisation. 13. Modifications à la politique Thaly podologie se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de la maintenir conforme à la législation en vigueur et aux pratiques de l'entreprise. En cas de modification substantielle : - La date de mise à jour sera indiquée sur le document - Les clients actifs seront informés par les moyens de communication habituels (courriel, affichage sur le lieu de service) - La version mise à jour sera disponible sur demande et, le cas échéant, publiée sur le site web de l'entreprise 14. Coordonnées Pour toute question concernant la présente politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité : Thaly podologie Responsable de la protection des renseignements personnels : Nathalie Charland Lieu : Sherbrooke, Québec Téléphone : (819) 350-9197 Courriel : thaliecha@outlook.com Annexe — Tableau récapitulatif des droits du client Droit — Description — Délai de réponse — Référence légale Accès — Obtenir une copie de vos renseignements personnels — 30 jours — Art. 27 LPRPSP Rectification — Corriger ou mettre à jour vos renseignements — 30 jours — Art. 28 LPRPSP Suppression — Faire supprimer un renseignement non conforme — 30 jours — Art. 28 LPRPSP Désindexation — Cesser la diffusion ou désindexer un lien — 30 jours — Art. 28.1 LPRPSP Portabilité — Recevoir vos données dans un format structuré — 30 jours — Art. 27 LPRPSP Retrait du consentement — Retirer votre consentement pour l'avenir — Effet immédiat — Art. 8 LPRPSP Plainte — Porter plainte à la CAI si insatisfaction — Variable — Art. 52 et suivants Attestation et entrée en vigueur La présente Politique de confidentialité entre en vigueur le 1er décembre 2026. Elle sera révisée annuellement ou lors de tout changement significatif dans les pratiques de gestion des renseignements personnels de l'entreprise. Nathalie Charland, propriétaire Thaly podologie Sherbrooke, Québec Date : 1er décembre 2026 Ce document a été rédigé conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP, RLRQ, c. P-39.1) et à la Loi 25 (2021, c. 25). Il est recommandé de consulter un conseiller juridique pour toute question d'interprétation.